Para que você faça o controle na gestão de projetos corretamente é preciso seguir algumas etapas.

Portanto, se você deseja saber quais são elas e como executá-las no seu projeto de maneira simples e prática, fique comigo até o final, pois, falarei tudo o que precisa saber.

Boa leitura!

Controle na gestão de projetos – Descubra como você fazer

#1 – Acompanhamento do projeto:

Para que o seu projeto seja bem feito e alcance as metas propostas, você precisa ter, antes de mais nada consistência.

Assim, o ideal é poder determinar um período de execução e seguir, seja ele por:

• Semana;
• A cada quinze dias;
• Mensalmente.

O espaço para poder analisar o seu projeto pode variar, tudo bem? Mas precisa ser um período que dê tempo de corrigir alguns erros e antecipar a falhas.

Além disso, é durante o acompanhamento que você vai precisar coletar informações valiosíssimas do projeto.

Ou seja, você vai conseguir realizar uma comparação do que está previsto e o que realmente está sendo feito.

O ideal é que você promova o arquivamento dos registros do modo mais simples, mas, preserve alguns dados, como:

• Os acompanhamentos que já aconteceram anteriormente;
• As evoluções das entregas;
• O custo do projeto até o momento.

Não se esqueça que essas são informações úteis também para os dados que podem ser registradas nas lições aprendidas.

#2 – Levantamento de dados:

Depois você deve localizar as rações dos desvios ou de eventuais tendências para poder rastrear os motivos por trás das falhas e assim, chegar a soluções definitivas.

Uma boa ferramenta para que possa te auxiliar aqui é o Diagrama de Ishikawa, que é um método que consiste no desenho de uma fecha que aponte para o problema ou o desvio em questão.

#3 – Intervenção de correção:

Imaginando que as rações para o desvio foram devidamente identificadas, basta agora estudar qual é a melhor ação para poder eliminar a causa do problema.

Portanto, trata-se, portanto, de uma intervenção em forma de ação para conseguir trazer o projeto de volta aos trilhos.

Assim, deve-se agir tão logo quanto for possível, porque, mesmo que se tenha feito algo para encontrar o problema, enquanto a causa não for eliminada por completo, o efeito vai persistir.

Além disso, tão importante quanto implementar a correção é instituir mecanismos que possam comprovar a assertividade da ação.

Com esses desvios sejam corrigidos, o caso vai poder ser encerrado.

Até esse momento aí está tudo bem, certo? Mas pode acontecer o contrário e nesse caso, os seus esforços vão precisar ser retornados à análise das informações.

#4 – Definição de etapas:

Quando as etapas do projeto não estão suficientemente bem definidas, o controle acaba se tornando muito mais complexo, podendo surgir diversos erros.

Isso acontece porque a delimitação daquela atividade não é precisa e assim, os limites de controle também não o serão.

Assim, como não é possível realizar o gerenciamento daquilo que não se mede, tampouco você consegue medir o que não conhece.

Portanto, definir bem uma etapa significa ter uma demanda compreensível, inteligível e muito bem gerenciável.

Projetos que não possuem etapas muito bem definidas resultam em controles extremamente frágeis, difíceis de implementar e pouco confiáveis.

Logo, tenha cuidado ao definir bem as etapas do projeto, pois, elas são essenciais.

#5 – Software de gerenciamento:

Mesmo que em alguns casos seja necessário, utilizar uma ferramenta para o gerenciamento de projetos ainda é considerado um luxo e não uma necessidade para determinadas empresas.

Entretanto, a verdade é que a tecnologia está aí para ser utilizada e auxiliar quando necessário, não é verdade?

Portanto, contar com um software de gerenciamento de projetos te ajuda a melhorar o controle dos projetos na medida em que a organização do projeto se torna:

• Sistemática;
• Estruturada;
• Consistência.

Além disso, quando você se conta com um programa de gerenciamento de projetos, promover o monitoramento é uma tarefa simples, uma vez que todo o ciclo de vida está inserido no aplicativo.

Pronto, você só precisa seguir o roteiro.

Esse é, certamente um dos melhores investimentos que a empresa pode fazer a fim de melhorar o monitoramento e o controle dos projetos.

Não esqueça que imprevistos, falhas e desvios fazem parte de uma gestão de projetos, mas não se trata somente de eliminar os problemas, mas buscar maneiras de prevê-los, para minimizar os efeitos sobre:

• Prazos;
• Custos;
• Qualidade no resultado.

Depois desse post, espero que você tenha compreendido tudo sobre o controle da gestão de projeto e a sua importância.

Caso tenha ficado com alguma dúvida sobre o tema, deixe uma mensagem no espaço dos comentários para que eu possa lhe ajudar.

Grande abraço e até o próximo post.