Plano de Gerenciamento de Projetos 

 

Se você está iniciando agora na gestão de projetos, deve estar em dúvida sobre o que se trata um plano de gerenciamento de projetos. 

Mas, aqui nesse post eu irei lhe mostrar tudo o que você precisa saber sobre o tema e claro, o passo a passo de um plano de gerenciamento de projetos. 

Vamos começar? Boa leitura! 

O que é um plano de gerenciamento de projeto? 

O plano de gerenciamento de projeto é um processo que está relacionada ao planejamento de um projeto. 

Plano de Gerenciamento de Projetos - Tempo

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Esse modelo de plano consegue definir desde o inicio quais são as etapas que o projeto terá, além de: 

  • Atividade de cada etapa; 
  • Abordagens que estão sendo adotadas. 

É importante saber que ele aborda uma lista completa de todo o projeto, além dos fatores importantes, partindo dos requisitos iniciais para iniciar e o principal objetivo. 

Como o plano de gerenciamento de projeto funciona? 

Como mencionei anteriormente, esse plano é comporto por diversas entradas, ferramentas e saídas. 

A baixo irei mencionar o passo a passo dele para que você possa compreender melhor: 

#1 – Termo de abertura do projeto: 

O primeiro passo para você desenvolver um plano de gerenciamento de projetos é o termo de abertura de projeto. 

Plano de Gerenciamento de Projetos - Termo de abertura de projeto

Esse é um documento que tem como objetivo autorizar o início de um projeto e contém sempre as principais informações, como: 

  • Nome; 
  • Porque o projeto foi criado; 
  • Quem será o gerente do projeto, etc. 

A equipe do projeto, deve se reunir para analisar e detalhar o documento, que irá servir como uma base durante todo o plano de gerenciamento de projeto. 

#2 – Plano de gerenciamento de projetos – Fala o seu cabeçalho: 

O cabeçalho tem como função listar os itens mais básicos do seu projeto e também da documentação, por exemplo: 

  • O título que o documento irá levar; 
  • A data que foi feito o plano de projeto; 
  • Quais são os objetivos estratégicos do projeto; 
  • A ID do projeto; 
  • Para quem se destina o projeto final; 
  • Quem são os patrocinadores do projeto; 
  • Quem é o gerente do projeto. 

#3 – Introdução 

Depois de definir o seu cabeçalho, você precisa introduzir uma apresentação, falando de maneira geral sobre o seu projeto. 

Ela irá precisar contextualizar o projeto dentro dos aspectos tradicionais, como por exemplo: 

  • Benefícios; 
  • Justificativas; 
  • Objetivos; 
  • Descrição geral. 

#4 – Plano de gerenciamento de projetos – Escopo: 

Esse é um dos pontos cruciais do seu plano de gerenciamento de projetos e precisa ser feito com grande atenção. 

Será justamente o escopo que irá definir o limite te atuação de toda a sua equipe e também a cobertura das atividades. 

Assim, ele precisa ser estabelecido com os profissionais responsáveis pelo seu projeto. 

Não se esqueça que um escopo de qualidade seja claro e também objetivo. 

Além disso, a transparência é fundamental, portanto, é preciso ser de fácil entendimento. 

Por fim, ele precisa conseguir alcançar as pessoas e ser baseado no perfil de quem está envolvido. 

#5 – Faça o seu cronograma de prazos: 

Através dos prazos você consegue definir nos cronogramas e também no planejamento de toda a equipe. 

Portanto, é fundamental que eles sejam bem listados antes de o projeto iniciar, evitando possíveis atrasos ou tenha uma sobrecarga no trabalho. 

Quando os membros da sua equipe sabem quando eles precisam entregar os resultados, fica muito mais simples direcionar as ferramentas e também tarefas. 

Caso seja necessário, você pode utilizar métricas da empresa para avaliar melhor a capacidade de produção de cada setor de acordo com os seus prazos. 

Plano de Gerenciamento de Projetos - Prazos

Pode ser desta forma que você encontre possíveis restrições com mais rapidez e as medidas de correção serão ágeis. 

#6 – Plano de gerenciamento de projetos – Custos: 

Esse é um dos pontos mais críticos na execução de um plano de gerenciamento de projetos. 

Quando ele é bem executado, se evita desperdícios, além de tornar os times mais eficazes, melhorando o uso dos recursos. 

Além do mais, o provisionamento dos recursos financeiros é feito sempre de maneira inteligente. 

Normalmente, as empresas tem alguns mecanismos que consegue identificar os gastos que estão envolvidos dentro de cada etapa. 

A partir daí, é possível direcionar as verbas com maior qualidade e gerar o fluxo de trabalho para que a continuidade seja de alto nível. 

Além disso, você precisa colocar os possíveis riscos que podem acabar atrapalhando o projeto, alguns dos itens mais conhecidos são: 

  • Gastos inesperados causados por alguns atrasos; 
  • Falhas em equipamentos ou erros também precisam ser listados. 

Juntando esses fatores, é fundamental que não deixe de enumerar quais as medidas de prevenção de cada falha. 

#7 – Defina os seus indicadores de qualidade e coloque os resultados esperados: 

Aqui você precisa colocar tudo o que está ligado ao objetivo principal do projeto e quais são os índices que irão considerar a qualidade básica dele. 

Assim, será muito mais simples identificar se os objetivos estão sendo alcançados e se a rotina está dentro do que se está esperando. 

A partir desse quando, os indicadores de qualidade precisam ser listados sempre em conjunto com diversos fatores. 

Nesse caso, você não pode deixar de incluir: 

  • A tolerância para a falta de aderência; 
  • Métodos que ajude a medir os resultados; 
  • Impactos que uma execução de baixa qualidade pode gerar no projeto. 

Além do mais, uma companhia deve conseguir determinar o intervalo que os indicados estão sendo listados. 

Para finalizar essa etapa é preciso conter as principais métricas de performance, já que eles podem ser os principais indicadores de resultado. 

#8 – Quais serão os recursos humanos e operacionais do seu plano de gerenciamento de projetos: 

Uma das etapas finais de um plano de gerenciamento de projetos é a descrição dos recursos que são necessários para que cada uma das etapas atinjam os seus objetivos. 

Nesse caso, deve constar tanto as ferramentas que serão utilizadas dentro de cada etapa do projeto como os métodos e os profissionais que estarão em cada time. 

#9 – Quais são os riscos operacionais: 

Por fim, é fundamental mencionar quais são os riscos operacionais. 

Esse passo vai auxiliar a sua equipe a ter uma visão clara do que pode afetar o projeto negativamente e assim, estruturar medidas que sejam de prevenção. 

Entretanto, é fundamental saber que os riscos precisam ser analisados de maneira contínua. 

Plano de Gerenciamento de Projetos - Riscos operacionais

Com o decorrer do tempo, em que o projeto evolui, novos desafios podem acabar surgindo e, diante desse cenário, é essencial que o negócio já esteja adaptado para lidar com erros. 

 

Através de um plano de gerenciamento de projetos bem estruturado e transparente, todos os processos irão ganhar com a qualidade. 

Esse planejamento é fundamental para tornar o processo eficaz e com menos erros. 

Com uma distribuição de recursos, fica muito mais tranquilo a sua equipe executar as atividades dentro dos prazos que foram propostos. 

 

Depois desse post, espero que você tenha tudo o que precisa sobre o plano de gerenciamento de projetos. 

Caso tenha ficado alguma dúvida sobre o tema, deixe uma mensagem no espaço dos comentários para que eu possa lhe ajudar. 

Grande abraço e até o próximo post.