Quando não há ideias de como se iniciar qualquer projeto existem alguns comportamentos comuns a serem feitos. Há pessoas que anotam todas as ideias no papel, quem somente as discute de alguma maneira ou aquelas que organizam e traçam ideias como em um mapa mental. 

Pensando agora nas boas práticas da gestão de projetos a qual é fundamental que se estabeleçam objetivos e metas, pode ser complicado traçar uma trajetória a ser seguida logo no início. Para isso, recomenda-se utilizar o framework ao qual falaremos a seguir, Project Model Canvas. 

O que é o Project Model Canvas? 

O #projectmodelcanvas é uma metodologia de gestão de projetos que busca agrupar e relacionar diversas áreas de um projeto de forma visual, utilizando um quadro com anotações breves e específicas, como uma espécie de post-its. 

O primeiro modelo similar utilizado dentro das empresas, foi criado pelo suíço Alexander Osterwalder, e era denominado de Business Model Canvas. Baseado nesse modelo, o professor e consultor brasileiro José Finocchio criou sua própria versão, o Project Model Canvas, voltado para o gerenciamento de projetos. 

Em um mercado altamente acirrado como temos atualmente, quem possui a capacidade de organizar suas ideias sai na frente. 

Assim como você anota suas metas do ano ou aquele lembrete essencial em um post-it, o PM Canvas nada mais é do que um conjunto de 13 blocos com o objetivo de reunir as principais definições sobre um respectivo projeto. Cada bloco representa uma área da iniciativa que está diretamente relacionado às seções vizinhas. 

Com essa conexão entre os blocos, fica mais fácil encontrar inconsistências no projeto e identificar os impactos que as alterações em uma área causam nos setores relacionados. 

Apesar de eficiente e tendo cada vez mais a busca pela utilização dessa metodologia, muitas organizações ainda não a entendem de fato seu uso e até mesmo sua aplicação. 

Como e por que utilizar o PM Canvas? 

O objetivo central dessa #metodologia é promover um processamento muito mais intuitivo e veloz logo na concepção do projeto, utilizando para tanto a elaboração de um diagrama visual, que possibilita, em uma única página, a visualização de escopo global, exigências, tempo de cada fase do projeto, dentre outros detalhes. 

Para que uma canoa chegue mais rápido é necessário um bom trabalho em equipe, e gerenciar um projeto não fica longe disso. Muito se discute sobre a falta de colaboração entre uma equipe por diversos fatores, mas a falta de alinhamento com certeza é a principal delas. 

Observando pela ótica do engajamento dos envolvidos no projeto, ao utilizar o #pmcanvas, o planejamento pode ocorrer com maior participação. Para isso, basta que todos discutam as ideias e coloquem aquilo que foi estabelecido em post-its que serão colados no quadro, das justificativas aos custos. 

Esse tipo de organização traz dois benefícios claros: primeiro, ela mantém o time focado em objetivos tangíveis que levam a metas maiores. Além disso, permite uma visualização gráfica de todo o projeto, facilitando sua compreensão e, também, as justificativas de cada etapa. 

Existem 5 principais seções nesse modelo que partem da premissa de que a criação de um projeto deve ser guiada por algumas perguntas. 

A primeira é o “Por que?”, composta pelos blocos de justificativas, objetivos e benefícios. 

A segunda ‘’O Que?’’, com produtos e requisitos. A terceira, “Quem?” com quadros de Stakeholders e pela equipe. 

A quarta, “Como?” você insere as premissas dos grupos de entregas e das restrições. E, por último, “Quando e Quanto?” composta pelos riscos, da linha do tempo e dos custos. 

As respostas para essas questões completam o quadro do Project Model Canvas e sintetizam o conceito total do projeto a ser gerenciado. 

Implementando essa metodologia logo no início do projeto, uma organização tem a identificação dos seus problemas facilitada, melhora na comunicação – Isso porque o nível de compreensão sobre as diversas áreas do projeto aumenta entre os membros da equipe, permitindo maior diálogo com maior propriedade. 

E claro, o aumento da #produtividade com a criação de tarefas mais objetivas. 

Por que o PM Canvas é ainda melhor com o ModernPMO? 

É fato que o uso de muitas ferramentas tem a consequência de todas as informações e tarefas por exemplo estarem separadas. Essa é a principal dificuldade de uma organização em aderir os processos, e assim ter uma gestão eficiente. 

Isso acontece porque quanto mais lugares para acessar, menor a chance de fazer corretamente, visto que ao invés de facilitar rotinas e tornar os processos mais modernos o caminho se torna burocrático. 

Imagina uma organização possui quadro do PM Canvas no Mural por exemplo, o cronograma no Project, as tarefas no Planner. Só aí já foram três ferramentas ou ambientes diferentes que o colaborador tem que acessar. O desgaste da locomoção entre plataformas, gera cansaço e falta de atenção. Além de que precisar de múltiplos logins e senhas consome um tempo que poderia ser realocado. 

No ModernPMO você pode ter tudo isso, feito do mesmo modo, com Project, Planner e PM Canvas, mas visualizado em uma única tela, no seu ambiente de trabalho rotineiro. 

O PM Canvas fica sempre disponível para consulta, durante toda a execução do projeto, o que permite o que foi definido no início está sendo seguido. A possibilidade de fazer ajustes na rota caso esteja saindo do caminho traçado é ainda maior e mais fácil. 

O modelo visual dessa metodologia dentro do #modernpmo simplifica o entendimento fazendo com que os envolvidos no projeto consigam ter uma visão geral.  

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